Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Следовательно, регистрация преследует три цели: § учет документов; § контроль за их исполнением; § справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Как составить номенклатуру дел

[wpsm_titlebox title=»Что такое номенклатура дел» style=»3″] Номенклатура дел — это список, в который вы включите все дела организации.

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела. Есть три варианта номенклатур: Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

1. Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Номенклатура дел бывает трех видов: Номенклатура дел организации делится на: Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков. Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации: Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации. Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей: Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006)

Регистрация документов

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

1. Исполнитель.
2. Дата поступления/отправки документа;
3. Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
4. Тема/содержание письма;
5. Регистрационный номер;
6. Вид документа;

Допускается наличие дополнительных граф, например:

1. Способ доставки письма или пр.;
2. Кем подписано;
3. Примечание и т.п.
4. Отметка об исполнении;
5. Резолюция;
6. В дело №;
7. Количество страниц;

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

1. — журнал регистрации исходящей документации.
2. — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
3. — бланк организации;

«Генеральному директору ООО «Волна» — номер исходящего документа; — краткое содержание (заголовок); Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации.

Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

РЕГИСТРИРОВАТЬ ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ В ОДНОЙ УЧЕТНОЙ ФОРМЕ Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

■ Исправляем. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов – совсем другие (Таблица 1).

Рекомендуем прочесть:  Купили машину по договору купли продажи может ли управлять другой

Входящие внутренние и исходящие документы

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции: § Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

§ Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

§ Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. § Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

Что такое номенклатура в делопроизводстве

Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна.

§ Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Принято выделять три вида деловой номенклатуры:

1. примерная;
2. индивидуальная, разработанная для определённой организации.
3. типовая;

Что такое номенклатура типовая, понятно из названия – это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа.

Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения. У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству.

Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно: Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника.

Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела!