Можно ли хранить копию паспорта работника работодатель

Хранение копий паспортов сотрудников

Личные дела сотрудников (родственников), содержащие в себе персональные данные, должны храниться в прядке, предусмотренном Положением о персональных данных. В обоих случаях заявление на хранение не нужно.

Подробно об этом см. материалы в обосновании. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист». 1. Ситуация: Как хранить личные дела сотрудников В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). 2. Рекомендация: Как организовать обработку персональных данных сотрудников «Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:  обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов)

Какие документы опасно хранить кадровикам в личном деле сотрудника

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Источник: Петербургский правовой портал Автор: Дидух Юлия, журналист ППТ

Возник спор

Эти же доводы подходят и к хранению фотографии работника в личном деле. 3) Более того, даже письменного согласия на обработку биометрических персональных данных брать у сотрудника не требуется, т.к.

эта фотография не используются для установления личности субъекта а для каких целей вы берете ксерокопию паспорта, если Вам не надо индентифицировать в будущем по нему субъекта — личный листок по учету кадров или анкета ; — дополнение к личному листку по учету кадров; — копии документа об образовании; — трудовой договор (экземпляр работодателя); — договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); — характеристики (рекомендательные письма); — заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); — выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); — выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; — выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.

Налоги и Право

• Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле. При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных. Копия паспорта относится к персональным данным.

К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: — паспортные данные работника; — копия страхового Свидетельства

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними. Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника.

Скачайте материалы по теме: Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Вниманию гостей Клуба! Для ответа в темах и публикации необходимо зарегистрироваться на Клубе

Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться

1. Неактивен
2. Dmitry Leviev
3. Член Совета Клуба Антидроп

1. Откуда: Москва, НП ПСИБ
2. Зарегистрирован: 2009-12-13
3. Сообщений: 3,763

Правомочность вынесенного предписания рассмотрел Арбитражный суд Ростовской области в июле 2013 года (дело № А53-10287/13).

Хранение копии паспорта в личном деле работника

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспортов работника в личном деле, поскольку в законодательстве отсутствует запрет на хранение данных работника при наличии согласия на обработку персональных данных.

Копия паспорта относится к персональным данным. Согласно ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Таким образом, хранение паспортных данных подпадает под обработку персональных данных, а следовательно, требует согласия субъекта персональных данных на обработку его данных. При заключении с физическим лицом ГПД нужно ли получать у него согласие на обработку персональных данных. какая судебная практика по данному вопросу.

Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.)

Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника: копия паспорта; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки; копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы; копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника: — копия паспорта; — копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки; — копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы; — копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле

.

Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

1. обязательно трудовую книжку.
2. трудовой договор;
3. приказы о приеме на работу и других событиях;
4. анкету сотрудника;

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.